Инициативное письмо пример. Правила оформления писем

Прежде чем приступить к подготовке инициативного делового письма, следует убедиться в том, что написать такое письмо совершенно необходимо.

Такая необходимость может быть вызвана следующими обстоятельствами:

• 1) вопрос (группа вопросов), который вы намерены осветить в деловом письме, не может быть в данный момент решен ни в ходе личной встречи, ни по телефону, ни каким-либо иным образом в связи с временной недоступностью (отсутствием на месте) адресата;
• 2) вы намерены зафиксировать (для себя и для адресата) определенную информацию на бумаге, с тем чтобы впоследствии иметь возможность - при необходимости - сослаться на нее;
• 3) вы намерены соответствующим образом оформить свои мысли для того, чтобы придать им более упорядоченный вид и таким образом сделать их более ясными, доходчивыми и убедительными для адресата;
• 4) вы намерены предварительно посвятить в курс дела, представляющегося вам достаточно сложным (или являющимся для адресата чем-то совершенно неизвестным до сего дня) человека, от которого в конечном счете будет зависеть его исход; с тем чтобы обеспечить его соответствующей информацией, вы и используете деловое письмо;
• 5) вы намерены сообщить адресату нечто конфиденциальное.

Обратите также внимание на то, кто именно в данном случае является адресатом, какова будет его наиболее вероятная реакция на деловое письмо и насколько эта реакция будет соответствовать цели, которой вы намерены достичь при помощи своего послания.

Если, проанализировав ситуацию, вы утвердились в своем намерении подготовить и отправить деловое письмо, то, не откладывая дело в долгий ящик, приступайте к работе.

С этой целью:

• а) запланируйте время, необходимое (и в то же время достаточное) для продуктивной работы над деловым письмом;
• б) определите, где именно вы будете заниматься этой работой: в офисе, дома или где-либо еще;
• в) подготовьте все, что вам необходимо для делового письма: бумагу или соответствующие бланки, компьютер, принтер, дискету для сохранения файла с текстом, ручку, карандаш (для того, чтобы делать пометки и исправления в черновике), возможно, стирательную резинку, "штрих", конверт и марки к нему, визитную карточку или иной материал, который вы намерены приложить к посланию (приложения готовятся отдельно);
• г) подберите также весь необходимый вам для работы над текстом информационно-справочный материал: переписку по существу поднимаемого в деловом письме вопроса, отчеты, служебные записки, справки, сводки, акты, доклады, договора и т.п.;
• д) на всякий случай запаситесь и литературой, в частности, словарями (орфографическим, синонимов, иностранных слов и т.п.) или энциклопедическим словарем, а также любой другой специализированной литературой (в том числе и периодикой), например, юридической.

• а) уточняется цель (функциональное назначение) делового письма (например, вы намерены запросить у делового партнера определенную информацию, имеющую отношение к проекту договора о сотрудничестве);
• б) определяется тип делового письма (в данном случае это - письмо-запрос);
• в) определяется общая структура делового письма (первый абзац - обрисовать ситуацию вокруг проекта договора, второй абзац - изложить суть запроса, третий абзац - обосновать необходимость получения запрашиваемой информации, четвертый абзац - поблагодарить за сотрудничество, а также попросить ответить возможно скорее и т.п.);
• г) определяются основные речевые средства для достижения указанной цели (стандартные формулировки для образования "каркаса" содержания, текстовые подводки для обеспечения связи между абзацами);
• д) определяются наиболее важные факты и события, ссылку на которые необходимо сделать в письме (например, в качестве обоснования мотивов своих действий);
• е) определяются форма обращения, заключительная формула вежливости, форма подписи, уточняется необходимость в подготовке приложений к деловому письму.

После того как план делового письма составлен, его следует тщательно просмотреть и уточнить. На основе окончательной версии плана можно приступать к подготовке черновика основного содержания (текста) делового письма.

Работа над черновиком предполагает:

• а) формулирование ключевых мыслей, отражающих суть делового письма (в виде отдельных предложений);
• б) взаимоувязку отдельных предложений в абзацы (последовательно для всех абзацев);
• в) формулирование текстовых связок между абзацами, а также, если это необходимо, начальной и заключительной текстовой подводки.

После того как черновик делового письма зафиксирован вами на бумаге или на экране компьютера, вам следует:

• а) отредактировать проект, произведя с этой целью дополнительную структуризацию текста, а также его стилистическую обработку;
• б) откорректировать проект, т.е. отыскать, пометить и исправить содержащиеся в тексте ошибки орфографии, пунктуации и т.п.;
• в) переоформить черновик делового письма на новом носителе, используя для этого другой лист бумаги и соответствующую компьютерного файла.

Уточненный черновик:

• а) перечитывается;
• б) повторно редактируется и корректируется;
• в) оформляется в исправленном варианте.

С этой целью к тексту делового письма "подключаются" заранее продуманные:

• - приветствие (иногда в сочетании с обращением);
• - заключительная формула вежливости;
• - подпись.

Полностью скомпонованный (скомпилированный) рабочий вариант делового письма окончательно просматривается автором (разработчиком) на предмет выявления скрытых в тексте ошибок и неточностей.

Наконец, заключительная фаза работы над деловым письмом предполагает:

• а) согласование текста (в тех случаях, когда это необходимо);
• б) оформление делового письма на бланке или листе писчей бумаги с соблюдением действующих на этот счет правил;
• в) оформление приложений (если таковые имеются);
• г) подписание письма;
• д) конвертование письма и его регистрацию (последнее не обязательно для частных деловых писем);
• е) отправку по указанному на конверте адресу. Примеры наиболее распространенных инициативных деловых писем :
• а) пример письма-просьбы

Генеральному менеджеру открытого акционерного общества "ААА"

И. О. Фамилия

Уважаемый господин..!

Коммерческий отдел нашей компании крайне заинтересован в поставках некоторых наименований продукции Вашего Предприятия и, в частности,... (указать конкретно).

В связи с изложенным прошу направить в адрес компании каталог (прайс-лист, проект договора и т.п.) интересующей нас продукции.

Желаемый срок получения каталогов -... (указать конкретно). С уважением.

Заместитель генерального директора по маркетингу

И. О. Фамилия

б) пример письма-сообщения

Исполнительному директору

ЗАО"ВВВ>> И. О. Фамилия

Многоуважаемая Имя Отчество! Рад сообщить Вам, что в настоящее время руководство фирмы рассматривает возможность открытия нового филиала в... (указать конкретно) с целью увеличения сбыта продукции. Предполагаемая дата начала работы филиала -... (указать конкретно). Штатная численность персонала -... (указать конкретно). Указанная информация сообщается Вам для сведения.

С почтением,

Коммерческий директор ОАО "ГГГ" И. О. Фамилия

в) пример письма-запроса

Ректору Государственного образовательного учреждения...

И. О. Фамилия

Директору ФГУП "ДДД" И. О. Фамилия

Уважаемый Имя Фамилия!

Направляю Вам запрос на документальное подтверждение трудового стажа работника нашего предприятия... (указать конкретно), утратившего трудовую книжку вследствие... (указать конкретно). Сведения о работе... на вверенном Вам предприятии прошу сообщить по форме:

Указанные сведения необходимы для выдачи... дубликата трудовой книжки.

С уважением, Директор МГУП "НЕЕ" И. О. Фамилия

Заместитель директора по персоналу И. О. Фамилия

г) пример письма-заявления (о намерениях)

Многоуважаемый Имя Отчество!

Настоящим заявлением имею честь заявить о намерении нашего учреждения продолжать плодотворное сотрудничество с вверенным Вам... (институтом, университетом, академией). Минувший учебный год наглядно продемонстрировал наличие у наших организаций значительного потенциала для эффективного и взаимовыгодного взаимодействия.

Желаю Вам и преподавательскому коллективу... творческих успехов и благополучия.

С почтением,

Заведующий научно-исследовательским институтом... И. О. Фамилия

д) пример письма-заказа

Начальнику отдела сбыта ЗАО "ЖЖЖ" И. О. Фамилия

Уважаемая госпожа..!

Просим Вас принять к рассмотрению заказ на приобретение у ЗАО "ЖЖЖ"... (указать наименование продукции) в количестве... (указать конкретно). Обращаем Ваше внимание на то, что наиболее предпочтительными для реализации являются изделия, имеющие... (указать характеристики, способствующие улучшению сбыта продукции).

Прошу Вас также изыскать возможность для укомплектования заказа приблизительно равным количеством изделий, обладающих перечисленными характеристиками. Отправку заказа прошу произвести... (указать количество) равными партиями - к......

и... (указать даты).

С уважением. Директор торгового дома И. О. Фамилия

е) пример письма-поздравления (вариант 1)

Имя. Отчество. Фамилия (в дательном падеже)

Уважаемый (Имя. Отчество)!

Позвольте от имени... (указать конкретно) и от себя лично поздравить Васе Днем рождения! Вот уже... (указать конкретно) лет Вы плодотворно трудитесь на благо нашего предприятия, отдавая делу свои профессиональные знания и опыт. Ваша трудовая деятельность - это редкий пример профессионального успеха, пример, заслуживающий уважения и подражания.

В этой радостный день мы от всей души желаем Вам, уважаемый Имя Отчество, крепкого здоровья, успехов во всех начинаниях, благополучия и достатка, мира и счастья!

С уважением.

Инициалы (Имя) Фамилия

ж) пример письма-поздравления (вариант 2)

Членам правления АКБ "Банк "Эльдорадо""

Уважаемые господа!

Имею честь поздравить Вас с исключительно успешным завершением инвестиционного проекта но финансированию... (указать конкретно).

Мне доставляет большое удовольствие сообщить Вам, что но предварительным оценкам, прибыль банка в связи с завершением указанного проекта превысит запланированные показатели. Я также крайне рад тому обстоятельству, что своевременное и в высшей степени успешное завершение этого проекта создает более чем благоприятные условия для осуществления других, не менее значимых инвестиционных программ, а именно... (указать конкретно).

Позвольте, господа, выразить уверенность в том, что деятельность нашего банка и впредь будет столь же успешной и благородной. Желаю вам всего наилучшего.

С совершенным почтением,

• (И. О. Фамилия), главный управляющий
• з) пример письма-приглашения

Уважаемые господа!

Региональный выставочный центр "Новый Эрмитаж" имеет честь пригласить вас к участию в выставке-ярмарке... (указать конкретно). Выставка-ярмарка будет проводиться в... (указать конкретно) с... по... (указать конкретно).

Программой выставки-ярмарки предусмотрено развертывание следующих тематических разделов:

Ежегодные выставки-ярмарки... являются крупнейшими подобными мероприятиями, проводимыми ныне в... регионе. Каждый год в работе указанных выставок принимает участие в среднем более... экспонентов.

Таким образом, у участников выставки-ярмарки... имеются прекрасные возможности как для демонстрации своих достижений в области.., так и для продуктивного обмена опытом, в том числе и для установления новых партнерских связей.

В связи с изложенным организационный комитет выставки-ярмарки... приглашает вашу организацию принять участие в ее работе. Мы готовы оказать вам всяческое содействие в подготовке к участию и непосредственном участии в этом значительном мероприятии.

За более подробной информацией вы можете обратиться по адресу:....

Адрес интернет-сайта оргкомитета выставки-ярмарки -....

Запросить документацию для подачи заявки на участие вы можете у... (указать конкретно) по электронной почте...

Мы будем рады видеть вашу организацию в числе участников выставки-ярмарки....

С уважением,

Председатель оргкомитета... И. О. Фамилия Секретарь оргкомитета... И. О. Фамилия

и) пример письма-извинения

Генеральному директору ЗАО "ККК" И. О. Фамилия

... (указать полное наименование предприятия) приносит Вам свои извинения в связи с ненадлежащим исполнением обязательств по договору от... № .... Позвольте также сообщить Вам, что случившееся стало, к сожалению, возможным, по обстоятельствам, независящим от деятельности нашего предприятия.

Тем не менее, уважаемая Имя Отчество, мы выражаем свое глубокое огорчение в связи с этим неприятным фактом. Одновременно мы хотели бы надеяться на то, что этот прискорбный случай не отразится на перспективах нашего делового сотрудничества. Мы также хотели бы заверить Вас в том, что руководство предприятия приложит энергичные усилия к тому, чтобы исключить повторение подобных случаев.

Искренне желаем Вам благополучия и процветания.

Остаюсь искренне Ваш. Директор-распорядитель ЗАО "ЛЛЛ" И. О. Фамилия

к) пример письма с выражением сочувствия

Исполнительному директору ЗАО"ИНН" И. О. Фамилия

Глубокоуважаемый Имя Отчество!

Позвольте выразить сочувствие в с связи с постигнувшим Ваше предприятие несчастьем - производственной аварией, повлекшей за собой значительный материальный ущерб.

Мы разделяем Ваше огорчение и в этот нелегкий час намерены настоящим письмом засвидетельствовать Вам наши поддержку и симпатию. Одновременно мы предлагаем Вам свою помощь в решении вопросов, связанных с восстановлением и ремонтом поврежденного здания, оборудования и имущества.

Искренне надеемся, что уже вскоре последствия аварии будут успешно преодолены. В этой связи мы подтверждаем свое намерение сохранять и всячески развивать деловое сотрудничество с Вашим предприятием и Вами лично.

Пользуясь случаем, желаем Вам, Имя Отчество, стойкости духа, энергии и настойчивости, удачи в осуществлении Вашей непростой миссии, скорейшего и полнейшего восстановления Предприятия, здоровья и благополучия.

С глубоким сочувствием и неизменным уважением, И. О. Фамилия

(При необходимости после фамилии через запятую указывается наименование должности.) ч) пример имиджевого письма

Главному редактору ЗАО "Телеканал" И. О. Фамилия

Дорогой Имя!

Рад возможности отправить Вам небольшое сообщение.

Полагаю, что Вы не забыли о нашей договоренности относительно.., достигнутой на прошлой неделе. Сообщите мне с оказией, как отразится выполнение этой договоренности на долгосрочных планах нашего сотрудничества.

Мне было также крайне интересно узнать Ваше мнение о.., кандидатуру которого предложил Вам на днях мой коллега и давний друг Нэйм Фэмили. В любом случае буду счастлив получить от Вас скорый ответ.

Надеюсь, у Вас все хорошо?

Остаюсь искренне Ваш, Имя Фамилия, продюсер

м) пример письма с выражением благодарности

Генеральному директору ЗАО "ППП" И. О. Фамилия

Глубокоуважаемая Имя Отчество!

Выражаю Вам от имени трудового коллектива ОАО "РРР" сердечную благодарность в связи с направленными в адрес нашего Предприятия поздравлениями по случаю... (указать конкретно).

Искренне надеемся, что сложившиеся между нашими Предприятиями прочные взаимовыгодные деловые взаимоотношения получат свое дальнейшее плодотворное развитие. Пользуясь случаем, передаю Вам и Вашим коллегам пожелания успехов в работе, процветания, мира и счастья.

С неизменным почтением, Генеральный директор ОАО "РРР" И. О. Фамилия

Руководителю кадровой службы ЗАО "ССО И. О. Фамилия

Уважаемый господин..! Настоящим письмом я с удовольствием рекомендую Вам Нэйм Сенэйм Фэмили, которого имею честь знать как добросовестного, порядочного работника и перспективного специалиста. Вы, несомненно, можете доверить ему любое дело, не опасаясь наступления неблагоприятных последствий.

Я также свидетельствую, что за время стажировки во вверенной мне компании господин II. С. Фэмили прояви.! исключительные способности в области информационных технологий. Полагаю, он будет весьма полезен Вашей фирме в качестве специалиста.

Приложение: отзыв руководителя подразделения о работе Н. С. Фэмили в период стажировки...

С чрезвычайным почтением, И. О. Фамилия,

вице-президент по персоналу компании

о) пример письма негативного содержания (вариант 1)

Наименование должности сотрудника И. О. Фамилия

Уважаемый господин..! С сожалением вынуждены сообщить, что Вы уволены из нашей компании с... (указать конкретно). Нам искренне жаль, что, несмотря на вынесенные Вам ранее... (указать, сколько) дисциплинарных взыскания, Вы так и не сумели изменить свою работу к лучшему.

Несмотря на происшедшее, мы с благодарностью вспоминаем отой работе, которая была исполнена Вами с надлежащей ответственностью и подобающим служебным рвением.

Выписку из приказа об увольнении, расчет и трудовую книжку Вы можете получить... в течение всего рабочего дня. Необходимые указания на этот счет будут даны соответствующим должностным лицам.

Желаем Вам всего наилучшего.

От имени генерального директора компании "ТТТ>>, И. О. Фамилия, менеджер

п) пример письма негативного содержания (вариант 2)

И. О. Фамилия

Уважаемая госножа..! Конкурс на замещение вакантной должности менеджера по продажам.

Благодарю Вас за интерес к нашему объявлению о вакансии, и полученное от Вас в этой связи подробное резюме (СУ).

Сведения, любезно предоставленные Вами в наше распоряжение, были изучены с подобающим вниманием. Однако, к большому сожалению, я вынуждена сообщить, что Ваша фамилия не была включена в окончательный список (шорт-лист) соискателей на укачанные должности.

Я искренне огорчена тем, что мне приходится писать Вам об этом. Пользуясь случаем, выражаю надежду на то, что Вата следующая попытка будет более успешной.

С уважением,

От имени генерального менеджера но персоналу компании

И. О. Фамилия, референт офиса р) пример письма с выражением отказа

Главному менеджеру по поставкам ОАО"ФФФ> И. О. Фамилия

Уважаемый господин..! Настоящим письмом мы с глубоким огорчением вынуждены сообщить Вам о своем отказе перечислить Вашей организации доплату за произведенные... (указать, когда именно) поставки... (указать конкретно). Наше решение продиктовано следующими обстоятельствами:

• 1. Ваша организация не уведомила нас о... (указать конкретно), что противоречит.... (указать конкретно) соглашения о поставках и порядке взаимных расчетов на текущий год.
• 2. Ваша организация произвела поставку... (указать конкретно) с опозданием против оговоренных в соглашении сроков. Это также является нарушением действующего соглашения (подп.... п.... (указать конкретно)).

Вы также не потрудились предоставить нам на этот счет какие-либо объяснения.

Следствием указанных нарушений Вашей стороной договорных обязательств стали прямые и косвенные издержки, понесенные нашим предприятием в связи с... (указать конкретно).

В связи с изложенным мы считаем абсолютно неправомерным ваше требование о... (указать конкретно). Со своей стороны, мы должны предупредить, что в случае повторной ненадлежащей поставки комплектующих мы, видимо, должны будем позаботиться о поиске более благонадежного делового партнера.

Надеемся, что наши доводы окажутся убедительными. Ваше следующее обращение с требованием о доплате вынудит нас передать рассмотрение этого дела в арбитражный суд.

С уважением,

СТ. менеджер по работе с поставщиками

И. О. Фамилия

Юрисконсульт

И. О. Фамилия с) пример развернутого письма-резюме

К сведению руководства компании "ЧЧЧ" при рассмотрении соискателей на вакансию:

МЕНЕДЖЕР ПО ПЕРСОНАЛУ

Соискатель: Имя Отчество Фамилия, возраст... года (лет), образование... (указать конкретно), опыт работы по специальности -... лет (года). Контактная информация: телефоны:... (раб.), (дом.).:

Уважаемые господа!

В... г. окончил... по специальности "Менеджмент". С... по... гг. работал на... в должности... В период с... но... год постоянной работы не имел - работал на временной основе в...

С... по настоящее время работаю менеджером по персоналу компании... В мои должностные обязанности входит:

• а)...;
• б)...

По отзывам коллег, располагаю достаточными для выполнения обязанностей менеджера по персоналу знаниями законодательства РФ и соответствующими практическими навыками.

Облачаю высокой работоспособностью, широким кругозором. Имею хорошие навыки работы с компьютерными программами

По характеру спокоен, приветлив. Увлекаюсь... (указать конкретно). Рекомендации с прежних мест работы прилагаю.

С уважением, И. О. Фамилия

ПИСЬМО-ПОДТВЕРЖДЕНИЕ

Такое письмо содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т. п.), о том, что ранее составленный документ остался в силе (договор, инструкция и т. п.). Письмо является подтверждением какого-либо факта, действия, телефонного разговора. Начинается такое письмо словами, образованными от глагола «подтверждать».

Например:

Подтверждая получение Ваших предложений, изложенных в письме от 25.06.2005, направляем в Ваш адрес копии необходимых документов.

Направление таких писем является обязательной частью деловых отношений. Своевременное их отправление позволяет адресату снять с контроля и исключить отправку им писем-напоминаний.

ПИСЬМО-НАПОМИНАНИЕ

Письмо содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия. Такое письмо может быть особенно лаконичным, содержать одну заключительную часть и, как правило, начинается словом «Напоминаем».

Например:

Напоминаем Вам, что в соответствии с договором № 12/68 от 12.05.2005 Вы должны завершить ремонтно-строительные работы не позднее определенного в договоре срока, а именно 20.08.2005.

ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО

Такое письмо является документом, обеспечивающим исполнение изложенных в нем обязательств.

В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места, работы, проведения исследований и т. п.). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным.

Например:

Просим выделить помещение для проведения семинара 14.07.2005 с 14.30 до 18.00.

Оплату аренды помещения гарантируем со счета... в... банке.

ИНИЦИАТИВНОЕ ПИСЬМО

Это письмо, требующее ответа. Большинство категорий этих писем выражают просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении какого-либо вопроса.

Это самая распространенная разновидность писем, тематика которых неограниченна. Однако их характер предполагает возможность положительного или отрицательного решения поставленной проблемы.

Например:

Приглашаем Вас принять участие в работе экспертной группы.

О своем решении просим сообщить в письме не позднее 20.12.2005.

ПИСЬМО-ОТВЕТ

Такое письмо по своему содержанию носит характер, зависящий от инициативных писем, так как тема их текстов уже задана и остается предложить характер решения поставленных в инициативных письмах вопросов: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы.

Ответ всегда должен быть изложен в конкретной и четкой форме: все ли просьбы могут быть удовлетворены, в какой мере, в какой срок.

Если письмо содержит отказ, он должен быть кратко аргументирован.

Как правильно написать благодарственное письмо образец текста. Образец инициативного коммерческого письма. Образец письмаответа. Образец документа2 Бухгалтерия, Делопроизводство. Инициативные письма это письма, требующие ответа. Спонсорское письмо образец заявки для. Образцы деловых писем. Большая категория таких писем выражает просьбу предложение, запрос к адресату в решении каких. Образец Инициативное исходящее письмо пример. Образцы продукции изделие 1213 в 2 экз. Северодвинск, Директору АО Вымпел

В первом случае оно будет иметь инициативный характер, а во втором служить ответом на. Его составление обусловлено необходимостью дать какойлибо ответ на полученное ранее инициативное письмо. С помощью деловой переписки происходит не только координация деловой. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями. Образец письмапретензии рекламации. Инициативное письмо письмо, требующее ответа.Деловое письмопрошение от предприятия, производящего. Образец письма о сотрудничестве первое, что узнает о вас потенциальный партнер именно поэтому так важно отразить в нм вс существенное и не. Тебе посмотреть работу в интернетбиблиотеке A. ООО Вебдизайнпроект. Письмоответ отказ или согласие, как это следует из названия, составляется в ответ на инициативное письмо

Наглядный пример написания делового письма, образец письмопретензия. ТАВАРЫСТВА З ДАДАТКОВАЙ АДКАЗНАСЦЮ. Регистрационный штамп бланка Мебельная фабрика. Примерный образец письма кандидату после. Оно может являться письмомответом на инициативное письмо письмопоздравление, письмоприглашение либо. Благодарственное письмо письмоблагодарность может быть инициативным либо ответом на письмоприглашение или. Инициативное письмосообщение. Образец инициативного коммерческого письма 15. Образец рекомендательного письма от организации для сотрудника вы можете скачать по этой ссылке. Благодарственное письмо образец приведен далее составляется для выражения благодарности за какиелибо. Директору Генерального департамента банковского надзора НБУ Шульге А

Образец письмаответа на претензию Размер. Как написать деловое письмо образец. Возможность перевести текст из буфера обмена, вебстраницу или документ на многие языки. Для большей наглядности, можете ознакомиться с образцом сопроводительного письма к резюме. Письма, оно может являться письмомответом на инициативное письмо, обычно с ручательством за него. Ломоносова, 120 гну Коневу А. Как написать деловое письмо образец, пример, шаблон, бланк делового письма. Образцы текстов деловых писем Письмоподтверждение Письмоподтверждение. Образцы деловых писем и прошений. Образец письмасообщения. Благодарственное письмо образец благодар Письмо инициативное образец

Сведения об инициативном письме вносятся в состав. Письмоответ создается в качестве ответа на инициативное письмо запрос, просьбу, приглашение, предложение. на тему Инициативное письмо. Пример и правила написания. Она зарекомендовала себя как инициативный сотрудник, обладающий хорошими организаторскими способностями. R пример составления инициати. Письмо образец приложение к Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Ббльшая часть таких писем выражает просьбу предложение, запрос к адресату о решении какихлибо. Образец письмаблагодарности ученику выпускнику.

Виды коммерческих писем могут быть разными: предложение, запрос, просьба и ответ на запрос. В статье рассказывается, как написать коммерческие письма всех перечисленных видов и приводятся примеры коммерческих писем.

Из статьи вы узнаете:

В коммерческой деятельности послание, направляемое продавцом покупателю с предложением товаров или услуг и намерением заключить сделку с указанием ее конкретных условий, называется коммерческим предложением.

Как оформляется коммерческое письмо-предложение

Согласно общепринятому стандарту письмо о коммерческом предложении о сотрудничестве составляется на фирменном бланке компании.

В состав реквизитов, обязательных для коммерческого послания, входят:

• название компании;
• справочные данные о компании;
• код предприятия;
• ОГРН юридического лица;
• ИНН налогоплательщика;
• дата создания письма;
• регистрационный номер отправления;
• адресат;
• заголовок коммерческого письма;
• подпись;
• отметка об исполнителе.

Коммерческое письмо может быть отправлено одному конкретному адресату или сразу нескольким. Некоторые компании используют массовую рассылку таких писем максимально широкому кругу адресатов.

Как составить письмо-просьбу

Письма-просьбы составляются для того, чтобы адресат выполнил действия, необходимые автору сообщения. В простой ситуации не требуется излагать сложную информацию, приводить аргументы, убеждать адресата. Тогда письмо-просьбу лучше начинать непосредственно с изложения самой просьбы.

Например:

Просим Вас выслать календарный план проведения семинаров на 1-е полугодие 2018 г.

Запрос - письмо-просьба, которое составляют для получения официальных сведений (документов, материалов, информации).

Сравните тексты двух писем.

Письмо-просьба :

Письмо-запрос :

Структура текста писем

Текст письма-запроса состоит из двух частей: обоснование (изложение причин просьбы) и заключение (просьба).

В отличие от запроса просьба может иметь разную структуру. Такое письмо может состоять из:

Одной части. Например:

Просим Вас рассмотреть возможность осуществления поставок цитрусовых в первом квартале 2018 г. и при положительном решении направить нам оферту.

Просьба состоит из одной части, так как ситуация не требует обоснования.

Двух частей. Например:

В связи с ремонтом дорожного покрытия по ул. Молодцова, в районе домов 15–27 в период с 15 по 20 мая 2018 г. просим обеспечить прекращение движения на указанном участке в ночное время.

Если текст просьбы состоит из двух частей, сначала следует изложить причины написания послания, а затем просьбу.

Трех частей. Например:

В соответствии с договором от 12.02.2017 № 22/56 Ваша компания взяла на себя обязательства по поставке металлических передвижных стеллажей для оборудования архивохранилища равными партиями в сентябре, октябре и ноябре 2017 г. Однако Вами была задержана поставка последней партии оборудования на две недели без объяснения причин задержки.

Задержка поставки последней партии стеллажей ставит под угрозу сдачу архивохранилища в эксплуатацию в установленные государственным контрактом сроки. Просим Вас принять меры по отгрузке последней партии стеллажей в количестве 40 шт. в срок не позднее 10 марта 2018 г.

В качестве обоснования в просьбах или запросах может выступать ссылка на законодательный или иной нормативный правовой акт, изложение фактов или событий.

Правила оформления писем

Письма-просьбы и письма-запросы оформляются на бланках.

При оформлении этих разновидностей посланий используются реквизиты:

1. адресат;
2. заголовок к тексту (если текст письма составляет более 4–5 строк);
3. подпись;
4. отметка об исполнителе.

В процессе подготовки послания проходят согласование. Отметки о согласовании (визы) проставляются на копии письма. Копия остается в организации - автора письма . Располагаются отметки на оборотной стороне подлинника, если сообщение отправляют по факсу или электронной почте. Если есть система электронного документооборота, отметки фиксируются в ней.

Дополнительную информацию о классификации коммерческих писем можно найти в статье «Письма информационного характера».

Как составляются коммерческие запросы

Особая разновидность писем-запросов - письмо-запрос коммерческого предложения. Это обращение покупателя к продавцу с просьбой:

• предоставить информацию о товаре (работах, услугах);
• направить предложение на поставку товара (выполнение работ, оказание услуг).

Коммерческие запросы используются до заключения контракта.

В тексте коммерческого запроса, как правило, указывают:

1. наименование товаров (услуг);
2. условия, на которых автор письма хотел бы их получить;
3. количество и/или качество;
4. сроки поставки товара или оказания услуг;
5. цену;
6. др. сведения.

В коммерческом запросе используются следующие выражения:

Просим Вас сообщить о возможности поставки…

Просим сделать предложение на поставки…

Просим Вас сообщить подробную информацию о…

Пример полного запроса:

Просим Вас сообщить о возможности поставки планшетных сканеров моделей SKAN-200 и SKAN-320 в количестве 2 и 3 шт. соответственно в течение марта 2018 г., а также сообщить условия платежа и условия доставки.

Составление различного рода деловых писем – необходимая часть работы представителей бизнеса. Благодаря подобным посланиям они приобретают возможность решать коммерческие вопросы наиболее доступным, быстрым и оптимальным путем.

ФАЙЛЫ

Какие деловые письма бывают

Условно деловые письма можно разделить на несколько основных категорий:

• поздравительное письмо;
• информационное письмо;
• и т.п.

Отдельным пунктом можно пометить ответы на все эти письма, которые также являются частью официальной деловой корреспонденции и также пишутся по определенным канонам.

Кто должен выступать в роли автора письма

Деловые письма всегда должны содержать подпись. При этом непосредственно составлением письма может заниматься любой сотрудник компании, в чью компетенцию входит данная функция или уполномоченный на это распоряжением директора. Обычно это специалист или руководитель того структурного подразделения, в ведение которого входит тематика послания. Однако вне зависимости от того, кто именно занят написанием, письмо в любом случае нужно передавать на утверждение руководителю, памятуя о том, что оно пишется от лица компании.

Общие правила написания деловых писем

Все деловые послания должны касаться только деятельности фирмы или обстоятельств, с ней связанных. При этом, вне зависимости от содержания, они должны подчиняться некоторым требованиям.

В первую очередь, это определенная структура. В послании всегда должны быть указаны:

• дата написания,
• реквизиты отправителя и получателя,
• вежливое адресное обращение (в виде формулировки «Уважаемый Иван Петрович», «Уважаемая Елена Григорьевна»),

Следует отметить, что письма могут адресовываться как отдельным сотрудникам, так и целым коллективам (в этом случае достаточно ограничиться приветствием «Добрый день!»).

информационная составляющая, содержащая причины и цели, послужившие основанием для написания письма,

просьбы и объяснения

заключение.

К письму могут прилагаться различные дополнительные документы, фото и видео свидетельства – при наличии таковых, это необходимо отразить в основном тексте.

Письмо можно оформлять как на обычном стандартном листе формата А4, так и на фирменном бланке организации. Второй вариант предпочтительнее, поскольку при нем не надо вручную вбивать реквизиты компании, кроме того, такое письмо выглядит солиднее и лишний раз свидетельствует о принадлежности послания к официальной корреспонденции. Его можно писать в рукописном виде (особенно удачно получаются письма, написанные каллиграфическим почерком), или же печатать на компьютере (удобно, когда нужно создать несколько копий письма).

Письмо обязательно должно быть заверено подписью, но при этом проштамповывать его не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости применять в своей деятельности печати.

Перед отправлением послание при надобности регистрируется в журнале исходящей документации, в котором ему присваивается номер и ставится дата отправления.

На что обращать внимание при составлении письма

При составлении письма нужно тщательно следить за правописанием, придерживаться правил и норм русского языка по части лексики, грамматики, пунктуации и т.д. Получатели всегда обращают внимание на то, насколько грамотно изложены и оформлены мысли в послании.

Не стоит забывать о том, что проведенные исследования однозначно говорят о том, что люди не готовы тратить на прочтение подобного рода писем более одной минуты.

Письмо необходимо писать в корректной форме, не «растекаясь мыслью по древу», достаточно коротко и емко, по делу. Каждая новая тема должна быть оформлена в виде отдельного абзаца, которые при необходимости надо разделить на пункты. Кроме того, лаконичное и четкое письмо даст понять получателю, что автор ценит его время. Здесь поговорка «краткость — сестра таланта» — к месту.

Чего нельзя допускать в деловом письме

В деловых письмах совершенно недопустим развязный или фривольный тон, ровно как и лишком сухой текст и банальные «штампы». Также следует избегать сложных формулировок, обилия причастных и деепричастных оборотов, специальной терминологии, понятной узкому кругу специалистов.

В письмо нельзя включать непроверенные, недостоверные и уж, тем более, заведомо ложные сведения.

Надо иметь ввиду, что такой тип посланий не только является частью рутинной деловой корреспонденции, но и, во многих случаях, относится к официальным документам, которые впоследствии могут обрести статус юридически значимых.

Как отправить письмо

Любое официальное послание можно отправить несколькими основными путями.

1. Первый, — наиболее современный и быстрый, — через электронные средства связи. Это удобно и оперативно, к тому же позволяет отправить информацию практически неограниченного объема.

   Минус здесь один – при большом количестве почты у адресата, письмо может легко затеряться или же попасть в папку «Спам», поэтому при отправлении писем таким способом, желательно дополнительно удостовериться в том, что письмо получено (через простой телефонный звонок).

2. Второй путь: консервативный, который позволяет переслать послание Почтой России. При этом рекомендуется применить функцию отправки заказным письмом с уведомлением о вручении – такая форма гарантирует то, что письмо дойдет до адресата, о чем получатель получит специально уведомление.

   Обычно отправление через стандартную почту используется в тех случаях, когда отправляются оригиналы документов, письма, заверенные живыми подписями и печатями.

3. Также письмо можно отправить через факс или различные мессенджеры, но только при том условии, что отношения между партнерами достаточно близкие и вполне допускают такой путь переписки.