Как добавить человека в лист согласования 1с. Как настроить согласование документов и справочников

Предлагаем вам рассмотреть пример. Маркетолог компании или специалист планового отдела формирует цены на товары. В этой компании ценовую политику утверждает дирекция, причем процесс принятия цен подразумевает ряд взаимосвязанных действий. Как же наладить процесс ценообразования в типовой программе ?

Мы уже рассказывали о бизнес-процессах в типовом решении 1С: Управление торговлей 8 , как о функционале, помогающем объединить ряд операций в строго определенную последовательность действий. Вследствие этого работа сотрудников компании строится по четко определенному алгоритму.

Предварительная настройка процесса согласования цен

• Налаживание процесса согласования цен в программе 1С: Управление торговлей 8 начинается с включения соответствующей опции.
• Затем необходимо проверить «Профили доступа» всех пользователей, которые занимаются ценообразованием. В нашем примере цены устанавливает маркетолог, после чего их утверждает руководство, поэтому проверяем: в его профиле должна быть отключена роль «Установка цен номенклатуры без согласования».
• В заключение необходимо добавить пользователей, которые утверждают окончательные цены. Для этого необходимо зайти в справочник «Роли и исполнители бизнес-процессов» и ответственному руководителю назначить роль «Согласующий установки цен номенклатуры».

Как работает бизнес-процесс «Согласование цен»?

Принцип работы механизма согласования цен с использованием бизнес-процессов заключается в следующем. Наш маркетолог, изучив ситуацию на рынке сбыта, приходит в выводу, что на некоторые позиции номенклатуры можно поднять цены. В типовом решении 1С: Управление торговлей 8 цены фиксируются с использованием документа «Установка цен номенклатуры». Однако, чтобы изменения цен вступили в силу, необходимо, чтобы данный документ имел статус «Согласован». Изменять статус документа наш маркетолог не имеет права, поэтому чтобы выполнить изменение цен, ему придется использовать бизнес-процесс «Согласование цен».

Предположим, что руководитель считает, что можно еще больше поднять цены.

• В этом случае ему следует заполнить поле «Результат выполнения задачи», внеся свои предложения, и нажать кнопку «Не согласовано».
• Маркетолог в этом случае получает уведомление о принятом решении, в котором может ознакомиться с пожеланиями руководителя.
• Затем маркетолог нажимает кнопку «Ознакомился» и завершает бизнес-процесс. Теперь маркетолог должен пересмотреть цены в соответствии с предложениями руководителя и создать новый бизнес-процесс.
• Руководитель в очередной раз знакомиться с измененными ценами т согласовывает их. В этом случае созданный маркетологом документ «Установка цен номенклатуры» получает статус «Согласовано» и проводится в программе.

У руководителя все под контролем

На закладке «Согласование» руководитель может отследить весь процесс по согласованию того или иного документа по изменению цен.

Вся работа по каждому такому документу хранится в программе в одном месте, что дает возможность оценить эффективность работы маркетолога.

В заключение хотелось бы отметить, что использование бизнес-процесса «Согласование цен» позволяет наладить процесс ценообразования, повысив качество управления персоналом и контроля над ними.

Мы собрали 10 фишек программы «1С:Документооборот», которые востребованы в компаниях клиентов, ежедневно ими используются и действительно работают. Надеемся, что понимание того, как программа справляется с распространенными задачами наших клиентов, поможет вам составить собственное мнение о ее возможностях и плюсах.

Мы внедряем «1С:Документооборот» в средних и крупных компаниях уже много лет. За это время накопилась внушительная статистика по проектам. Она демонстрирует, насколько сильно ускоряются темпы бизнеса после того, как компания освобождается от бумажной рутины.

Как показывает практика, внедрение электронного документооборота помогает сэкономить больше половины времени сотрудников, работающих с документами. Сроки согласования документов ускоряются в среднем в 2-3 раза, существенно снижается количество невыполненных в срок задач, на поиск документов тратятся не часы, а секунды, и в целом повышается эффективность управленческой деятельности.

1. Сокращение сроков согласования документов

Представьте себе типичную ситуацию в компании - нужно согласовать договор. Юрист отправляет документ ответственным сотрудникам. Каждый вносит свои правки. Несколько версий текста возвращаются на доработку. Затем новая редакция оправляется на повторное согласование, и так до тех пор, пока все стороны не придут к единому решению. Подобная схема приводит к срывам сроков, потере важных версий текста и бесполезной трате времени.

Как процесс согласования будет выглядеть в «1С:Документообороте»: сотрудник запускает задачу, прикладывает к ней необходимые документы и отправляет ее по заданному маршруту коллегам. Для каждого участника цепочки можно указать свой срок выполнения задачи. Запустив задачу, сотрудник может заняться более важными делами, периодически проверяя в системе результаты или ожидая уведомления по почте. Основываясь на опыте наших клиентов, такая методика позволяет сократить количество согласующих лиц и ускорить сроки согласования, облегчить жизнь и сэкономить время руководителя и сотрудников.

Рис. 1. Запуск процесса согласования

2. Мониторинг бизнес-процессов и их оптимизация с помощью «1С:Документооборота»

Относительно новая функция «1С:Документооброта», сразу же ставшая популярной в компаниях наших клиентов. К примеру, какой-то договор постоянно пересогласовывается, срываются сроки. Проблема может быть в загруженности исполнителя или в неправильном шаблоне документа.

Как «1С:Документооборот» поможет это исправить? В системе фиксируется информация обо всех заданиях сотрудников. В любой момент времени руководитель может увидеть, кто постоянно задерживает задачи, кто выполняет больше всего заданий и т.д. Со временем накапливая данные, программа подготавливает аналитические отчеты с возможностью их автоматической рассылки заинтересованным лицам. Это дает возможность руководителю выявить текущие проблемы и своевременно устранить их, совершенствуя процессы в компании.

Рис. 2. Аналитические отчеты и статистика

3. Контроль входящей корреспонденции

Для многих наших клиентов из крупных компаний и госучреждений основная причина для внедрения «1С:Документооборота» – контроль входящей корреспонденции. Ежедневно им приходится иметь дело с огромной массой внешней и внутренней переписки с клиентами, ведомствами, подразделениями. Это зачастую приводит к тому, что не все бумаги доходят до адресата, а некоторые просто теряются по дороге и остаются без ответа.

Как эту проблему решает «1С:Документооборот»? В системе есть возможность вести учет всех входящих документов от организаций и физических лиц. Входящие документы можно группировать в списки, например, по отправителям или видам. В результате, найти документ, оправить его по почте, направить на исполнение или распечатать - дело одной минуты.

Рис. 3. Список входящих и исходящих документов

4. Настройка прав пользователей

По нашему опыту, все без исключения компании пользуются этой функцией. К примеру, в организацию приняли на работу стажера, требуется ограничить его доступ к ряду документов. В «1С:Документообороте» для каждого документа автоматически формируется карточка, в которой руководитель или администратор может настроить права доступа. Это гарантированно защитит ценные данные компании от посторонних глаз. Каждый сотрудник будет видеть только те документы, к которым имеет непосредственное отношение.

Рис. 4. Права доступа к документу

5. Управление мероприятиями и совещаниями

Для директоров крупных компаний, топ-менеджеров и руководителей подразделений очень важна эта функция, так как около 50% рабочего времени они проводят на многочисленных совещаниях. И если не подводить итоги встречи, не распределять задания и не контролировать их выполнение, велика вероятность, что коллеги просто забудут обо всех договоренностях.

Использование «1С:Документооборота» дает возможность фиксировать факт прошедшего мероприятия и контролировать выполнение принятых решений. Ответственный сотрудник во время встречи может составить протокол, отправить поручения коллегам и контролировать их исполнение. А специальные аналитические отчеты в программе помогают оценить посещаемость мероприятий, их длительность и результативность.

Рис. 5. Протокол мероприятия со списком поручений в «1С:Документообороте»

6. Отчет об исполнительской дисциплине

Зачастую к нам обращаются клиенты с такой проблемой: сотруднику ставится большое количество задач из разных источников. Собрать и контролировать эти данные бывает довольно трудно, особенно в крупных компаниях. А руководителю требуется достоверная отчетность о сроках и качестве выполнения задач.

Как «1С:Документооборот» поможет решить эту проблему? Все задания и документы, поступающие сотруднику в обработку, сохраняются в системе. Для каждого документа устанавливается срок подготовки или согласования. С помощью отчетов руководитель может оценить эффективность работы сотрудников по различным показателям: соблюдение сроков, успешность исполнения, количество переносов сроков и пр. Есть возможность составлять отчеты по трудовой дисциплине, просроченным заданиям, вести учет рабочего времени. Это улучшит контроль над сотрудниками, повысит их мотивацию.

Рис. 6. Отчет об исполнительской дисциплине в «1С:Документооборот 8»

7. Синхронизация с «1С:ERP»

«1С:Документооброт» часто используется нашими клиентами в связке с «1С:ERP». Это позволяет эффективно автоматизировать управление и учет в компаниях. Синхронизация решений дает возможность настроить маршрут согласования документов любой сложности и по различным уровням. Это сэкономит время и избавит от необходимости переходить из одной базы в другую. К примеру, сотрудник напрямую из «1С:ERP» может сформировать документ, отправить его на согласование и контролировать этот процесс.

Рис. 7. Список задач пользователя при синхронизации «1С:Документооборота» и «1С:ERP»

8. Управление проектами

Удобная функция для проектной организации - управление проектами и проектной документацией. Инструментарий содержит всю информацию о проектах: документы, участники, план, сроки и пр. Можно отслеживать переписку по проекту и контролировать исполнение проектных задач. Система формирует аналитику о ходе выполнения проектов и позволяет создавать отчеты.

Рис. 8. Управление проектами в программе «1С:Документообороте»

9. Электронная подпись

Всех клиентов, планирующих перейти на электронный документооборот, неизменно волнует вопрос безопасности данных. Эту проблему решает электронная подпись в программе - современный и надежный аналог печати юридического лица и личной подписи. Ее выдает сертифицированный удостоверяющий центр.

Это зашифрованные данные, которые прикрепляются к документам и подтверждают их подлинность. По закону документы с электронной подписью имеют такую же юридическую силу, как и обычные бумаги. С ней безопасно заключать контракты, обмениваться документами с клиентами, партнерами, ведомствами, контрагентами.

Рис. 9. Электронная подпись в «1С:Документообороте»

10. Бесплатное мобильное приложение

Удобство и пользу этой разработки оценили все наши клиенты. Приложение позволяет удаленно работать над задачами и всегда быть на связи с бизнесом, где бы не находился сотрудник. В любой удобный момент можно прочитать почту, отправить письма коллегам или клиентам, согласовывать документы, ставить и выполнять задачи, посмотреть календарь и многое другое. Сервис работает автономно и не требует постоянного подключения к сети. Доступен для версий «1С:Документооборот КОРП» и «1С:Документооборот ДГУ».

Рис. 10. Мобильный клиент «1С:Документооборот»

Итог

С развитием технологий работа в офисе, заваленном бумагами и громоздкими архивами, уходит в прошлое. Переход на электронный документооборот - это естественный процесс развития любого бизнеса. За много лет внедрения программы мы не сталкивались с клиентами, которые попробовав «1С:Документооборот», передумали бы и вернулись к бумажной волоките. Сотрудники достаточно быстро привыкают к новому функционалу, и в итоге организация переходит на более высокий уровень управления и взаимодействия.

Каждая коммерческая организация имеет своей целью извлечение прибыли. Для достижения этой цели, менеджеры стремятся к расширению клиентской базы, что неизбежно влечет к появлению большого количества документов.
Для осуществления эффективной управленческой деятельности и принятия решений руководителю необходим анализ документации, обращающейся в организации:

Различные входящие письма, коммерческие предложения, жалобы и предложения клиентов и др.;
- исходящие письма, уведомления для клиентов, оферты договоров, сопроводительные письма к договорам и др.
- различные внутренние документы, приказы и распоряжения руководителей, служебные записки и т. д.
- и, конечно же, краеугольный камень любой организации – договоры.

Очень часто возникают ситуации, что часть документов теряется в кипах бумаг, часть информации из них забывается сотрудниками, а часть информации не считается сотрудниками важной. Это приводит к тому, что актуальная информация до руководителя не доходит. Результатом является то, что важные управленческие решения не принимаются вовремя или не принимаются вовсе.
К чему может привести отсутствие своевременного реагирования на изменяющуюся конъюнктуру рынка? – Организация не использует свой потенциал полностью, договоров заключается меньше, часть потенциальных и действующих клиентов уходит к более оперативным конкурентам. В результате, организация теряет прибыль.

Увеличить прибыль организации поможет внедрение 1С: Документооборот КОРП!

В каждой организации при обработке входящих, исходящих, внутренних документов, договоров есть уникальные бизнес процессы, которые не описываются стандартными процессами, предлагаемыми системами электронного документооборота. А доработки типовых решений программных продуктов требуют временных, материальных и трудозатрат. В 1С: Документооборот КОРП есть возможность настраивать сложные нестандартные процессы в пользовательском режиме, пользуясь средствами типовой конфигурации.
Для этого в 1С: Документооборот КОРП имеются шаблоны процессов, в которые отправляются документы. Для настройки шаблонов процессов в 1С: Документооборот существует отдельный блок «Управление процессами». Блок «Управление процессами» в интерфейсе программы представлен на рисунке 1.

Рисунок 1. Блок «Управление процессами» в интерфейсе программы.

Для настройки движений документов в организации между исполнителями есть возможность создания шаблонов процессов. Шаблоны процессов представлены на рисунке 2.

Рисунок 2. Шаблоны процессов в 1С: Документооборот КОРП

Рассмотрим на примере организацию документооборота на предприятии. Представим, такую ситуацию, что ООО «Ромашка» планирует заключить договор на приобретение в лизинг оборудования. На рынке существует несколько лизинговых компаний, которые присылают свои коммерческие предложения для ООО «Ромашка». Целью ООО «Ромашка» является наиболее выгодный вариант с самой низкой процентной ставкой и отсутствием дополнительных комиссий. Схема обработки коммерческих предложений представлена на рисунке 3.

Рисунок 3. Схема обработки коммерческих предложений в ООО «Ромашка»

Данные бизнес-процессы возможно реализовать с помощью типовой конфигурации 1С: Документооборот КОРП.
Для этого создадим комплексный процесс «Обработка коммерческих предложений лизинга» (рисунок 4):

Рисунок 4. Обработка коммерческих предложений лизинга

Установим порядок выполнения действий: «Все одновременно».
Далее, назначим, шаблон процесса для вида документа «Коммерческое предложение» и настроим автоматический запуск (рисунок 5).

Рисунок 5. Назначение шаблона процесса виду документа

Данные действия означают, что после регистрации коммерческого предложения, документ отправится одновременно на рассмотрение исполнительному директору и на ознакомление генеральному директору.
Созданный комплексный процесс в списке шаблонов процессов представлен на рисунке 6.

Рисунок 6. Созданный комплексный процесс в списке шаблонов процессов

Для принятия управленческих решений возможно формировать различные отчеты по входящим документам (рисунки 7, 8).

Рисунок 7. Статистика по входящим документам

Рисунок 8. Список входящих документов

С помощью процесса по обработке коммерческих предложения и настройки отчета руководитель получает актуальную информацию и может принимать эффективные управленческие решения.

Как уже писалось выше, что краеугольным камнем, в деятельности любой организации является заключение договоров. Бизнес-процесс согласования договоров уникален в каждой организации.
Рассмотрим, процесс заключения договора на примере ООО «Ромашка» (рисунок 9):

Для реализации вышеперечисленных бизнес-процессов создадим в 1С: Документооборот комплексный процесс «Обработка договоров лизинга». Данный составной процесс будет состоять из следующих процессов.
Первый процесс – это согласование с техническим директором. При этом, имеем условие, что, если он не согласовывает, то проект договора сразу же отправляется на доработку. В комплексном процессе создаем первый процесс «Согласование» и указываем исполнителем роль «Технический директор» и устанавливаем ему срок 4 часа (рисунок 10).

Рисунок 10. Процесс «Согласование»

Второй процесс – это одновременное согласование с финансовым директором и главным бухгалтером. При этом, также имеем условие, что, если кто-то из них не согласовывает, то проект договор отправляется на доработку. В комплексном процессе создаем второй процесс «Согласование» и указываем исполнителями роли «Финансовый директор», срок укажем 1 день и «Главный бухгалтер», установим срок 4 часа (рисунок 11).

Рисунок 11. Процесс «Согласование»

Третий процесс – это согласование с исполнительным директором. Его создадим аналогично первому процессу согласования.

Четвертый процесс – это необходимость ответственным лицам собрать соответствующие пакеты документов и установить связи с этими документами в карточке документа в базе. Для этого, в комплексном процессе создадим процесс «Исполнение» (рисунок 12).

Рисунок 12. Процесс «Исполнение»

Пятый процесс – это одновременное согласование с техническим директором, финансовым директором, главным бухгалтером и исполнительным директором. Для этого, создадим процесс «Согласование», аналогично второму процессу (Рисунок 13).

Шестой процесс – это подписание Генеральным директором (рисунок 14).

Рисунок 14. Процесс «Подписание»

Седьмой процесс – это регистрация документа (рисунок 15). При этом, документ регистрирует автор документа. Для этой цели в качестве исполнителя процесса воспользуемся автоподстановкой.

Рисунок 15. Процесс «Регистрация»

Восьмой процесс – это отправка контрагенту экземпляра договора, ожидание подписанного экземпляра от контрагента. Для этой цели создадим процесс «Исполнение» (рисунок 16).

Рисунок 16. Процесс «Исполнение»

Девятый процесс – это списание договора в дело. Для это цели создадим аналогичный процесс «Исполнение» как в восьмом процессе.

Весь комплексный процесс «Обработка договоров лизинга» будет выглядеть следующим образом, как на рисунке 17:

Рисунок 19. Комплексный процесс «Обработка договоров лизинга»

Далее, шаблон назначается для вида документов и, при необходимости, настраивается автозапуск.
По договорам также возможно формирование отчетов для их анализа и принятия эффективных управленческих решений (рисунок 20).

Рисунок 20. Динамика сумм и количества заключенных договоров

При учете исходящих документов в 1С: Документооборот КОРП также можно повышать эффективность управления бизнес-процессами организации. Например, при подготовке коммерческих предложений для своих клиентов. По исходящим документам также возможна настройка комплексных процессов и, по результатам исполнения задач, формирование различных отчетов для принятия актуальных управленческих решений руководителями организации.

Таким образом, согласно примеру выше, можно убедиться, что внедрение 1С: Документооборот КОРП поможет организовать самые сложные бизнес-процессы предприятия, обеспечить прозрачность ведения документации, что в свою очередь позволит:

Повысить качество управления организацией, путем получения актуальной информации и возможности оперативно на неё реагировать;
повысить качество работы сотрудников, путем анализа и контроля над исполнением;
повысить производительность труда, из-за отсутствия траты времени на поиск документов, потери документов в кипах бумаг и перемещений их из рук в руки, хождений из кабинета в кабинет;
снизить недобросовестное поведение сотрудников, путем отсутствия возможности сказать «Не видел», «Не знаю», так как все действия пользователей в базе возможно отследить;
широкие возможности в настройках прав доступа позволят ограничить доступ к информации в зависимости от должностей, от функциональных задач;
для крупных компаний, имеющих филиалы в разных городах, появляется возможность объединения информации в единую базу.

Цели автоматизации работы с документами на разных предприятиях могут кардинально отличаться масштабами и динамикой. Например, построение системы управления документооборотом крупного холдинга, решившего полностью отказаться от бумажных документов, предполагает запуск проекта, несравнимого по масштабам и характеру с проектом внедрения такой же системы, но на небольшом единичном предприятии. При этом в обоих случаях речь может идти о внедрении «1С:Документооборот 8».

Универсальный инструмент для целей построения систем электронного документооборота (также часто используют - 1С СЭД) на предприятиях любого масштаба – программу 1С Документооборот фирма 1С разрабатывала как современную ECM-систему (Enterprise Content Management), которая, помимо документов, помогает запустить комплексный процесс, контролировать и управлять бизнес-потоками и организовывать совместную работу сотрудников. Решение реализует проверенные методики и имеет функционал, обеспечивающий полный цикл обработки документов на предприятии.

Функционал 1С:Документооборот 8 дает возможность:

• Централизовано и безопасно хранить документы;
• Регистрировать входящие и исходящие документы;
• Создавать, хранить и обрабатывать организационные, распорядительные, информационные, справочные и прочие внутренние документы, договоры, служебные записки;
• Получать оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей;
• Наладить коллективную работу сотрудников при прозрачном согласовании, утверждении и контроле исполнения документов;
• Гибкая настройка маршрутизации документов, контроль и анализ исполнительской дисциплины;
• Производить автоматизированную загрузку документов из электронной почты и со сканера;
• Вести учет и контроль рабочего времени сотрудников.

Существует четыре варианта поставки конфигурации 1С:Документооборот 8

• 1С:Документооборот КОРП для любых предприятий со сложной организационной структурой и развитым, многоуровневым документооборотом.
• 1С:Документооборот государственного учреждения для государственных (муниципальных) учреждений со сложной структурой и развитым документооборотом.
• 1С:Документооборот ПРОФ для малых коммерческих предприятий и бюджетных учреждений с простой организационной структурой и минимальным документооборотом.
• 1C:Document Management с двуязычным интерфейсом: английским и русским. Может использоваться на российских предприятиях с филиалами или дочерними предприятиями за рубежом, российских предприятиях со значительной долей сотрудников-иностранцев, а также в филиалах иностранных компаний в России.

Программа 1С Документооборот не имеет отраслевой принадлежности. Благодаря своей универсальности документооборот в 1С легко настраивается и адаптируется под специфику конкретной организации. Рассмотрим более подробно функционал решения на примере 1С:Документооборот КОРП (релиз 2.1.11.5).

Функциональные возможности 1С:Документооборот 8

Учет корреспонденции, входящей и исходящей

В программе встроено связанное отображение входящих и исходящих документов. Ведется контроль целостности ответов, контроль истории переписки.

Внутренний документооборот

Служебные записки, ОРД, приказы, проектные документы, технические документы. Хранение внутренних документов организовано в журнале. Есть возможность просматривать все документы сплошным списком.

На рисунке отображена структура папок – это рубрикатор для группировки внутренних документов (по папкам, по видам документов, по контрагентам, по категориям, по проектам).

Поиск информации, штрихкодирование

Программа способна хранить большое количество информации. Для удобства пользователей реализованы следующие способы поиска данных:

• Поиск по реквизитам;
• Поиск в списках (с помощью быстрых отборов);
• Полнотекстовый поиск;
• Поиск бумажных документов по штрих-кодам.

1С:Документооборот поддерживает печать штрих-кодов непосредственно в файл документа и печать на отдельном листе, а также вывод на печать штрих-кодов на клеевой основе для нанесения на бумажный вариант. Применение таких технологий в разы упрощает поиск документов и создание четко структурированного архива: достаточно считать сканером штрих-код, чтобы автоматически открыть карточку документа, либо задачи по документу, существующие на текущий момент.

В программе есть возможность использования электронной подписи, с помощью которой можно визировать карточки документов, файлы-вложения, визы согласования, резолюции, решения об утверждении и пр.

Договорные документы и все, что с ними связано

• Согласование договоров;
• Контроль сумм, контроль прохода сопроводительных документов по договору;
• Контроль жизненного цикла договора;
• Поступление скан-копий оригиналов договоров с подписями и печатями.

Файлы ежедневно создаются и редактируются сотрудниками. Предусмотрена совместная, многопользовательская работа, заложен механизм управления жизненным циклом файлов, привязки к документам.

Так называемая «бизнес-почта» по функционалу похожа на обычные почтовые программы, но дополнена полезным инструментарием (более 40), который значительно упрощают работу сотрудников. Например, функция контроля «внутренняя – внешняя почта» позволяет видеть предупреждения о том, что внутренняя почта уходит на внешний сервер и своевременно подтвердить или предотвратить данное действие. Механизм реализован в конфигурациях КОРП и ДГУ.

Бизнес-процессы и задачи

Понятие процессного подхода в рамках программы 1С:Документооборот 8 включает в себя не только способ маршрутизации документов. Бизнес-процесс является также единицей учета, вокруг которой выстраивается все, что связано с повышением эффективности работы сотрудников, прозрачности и точности исполнения работ и в конечном итоге выведения на новый уровень качества организации работы предприятия в целом.

Задачи в программе формируют в рамках элементарных процессов, распределенных по умолчанию на 6 видов:

• Рассмотрение, результатом которого является постановка руководителем резолюции и возвращения заверенного документа автору.
• Исполнение: передача документации, находящейся в разработке, всем пользователям, согласно списку, а также контролирующему лицу для совершения исполнительской дисциплины. Один из пользователей назначается ответственным исполнителем.
• Согласование: в рамках этого бизнес-процесса выбранные респонденты вносят корректировки или заверяют документацию, а затем возвращают ее инициатору для проработки результатов и дальнейших действий.
• Утверждение: документ передается на утверждение назначенному ответственному. Результатом является возвращение к автору для внесения корректировок или ознакомления с резолюцией.
• Регистрация: документ передается секретарю. Секретарь присваивает регномер, проставляет печать организации и отправляет корреспонденту.
• Ознакомление позволяет всем сотрудникам, внесенным в список заинтересованных лиц, изучить документ.

На основе этих процессов можно формировать более сложные, многоуровневые схемы и маршруты с различными переходами – комплексные кросс-функциональные процессы с неограниченным уровнем вложенности.

Управление проектами

Данный блок 1С:Документооборот 8 необходим, чтобы разбить весь массив документов и объем работы сотрудников по проектам, а также чтобы помочь командам, работающим на проектах в административно-организационных вопросах и задачах контроля, начиная с ведения плана проекта, заканчивая исполнением задач по этому проекту. Механизм «управление проектами» реализован в конфигурациях КОРП и ДГУ.

Учет рабочего времени

Несложный функциональный блок 1С:Документооборот 8, позволяющий сотрудникам в удобной, интуитивно понятной форме фиксировать вопросы, которыми они занимались в течение дня, а также на какие виды работ было потрачено время. При этом все данные о работах привязываются к документам, задачам, процессам и проектам, с которыми сотрудник взаимодействовал. Блок учета рабочего времени помогает оценить, как реально структурировано рабочее время сотрудников, какой его процент был потрачен на совещания, а какой – на подготовку и согласование документов.

Небольшой, но очень полезный механизм, сообщающий об отсутствии сотрудника и позволяющий на всех этапах процесса или проекта, где подразумевается взаимодействие с ним, найти варианты замены ответственного лица.

Контроль исполнительской дисциплины

Важный функционал, встроенный в программу – контроль исполнительской дисциплины по задачам:

• Контроль сроков и объемов выполнения задач;
• Ежедневный учет рабочего времени сотрудников в разрезе выполняемых работ (в том числе автоматический на основе выполненных задач);
• Анализ затрат рабочего времени отдельных сотрудников, подразделений и проектов на основе отчетов.

Классическое делопроизводство

Необходимые для бумажного документооборота формы в полном объеме уже заложены в программу 1С Документооборот, например, печать обложки дела, журнал передачи и много другое.

1С:Документооборот 8 дает исчерпывающие возможности по учету мероприятий, начиная с плана проведения встречи или совещания, заканчивая контролем исполнения тех решений, которые были на этом мероприятии приняты. Если на состоявшемся мероприятии не были до конца разработаны все пункты протокола или не по всем пунктам приняты решения, следующее мероприятие будет отображаться в программе, как связанное с предыдущим, что увеличивает прозрачность и контроль хода согласования принятых решений и повышает исполнительскую дисциплину. Реализовано в версиях КОРП и ДГУ.

с возможностью привязки к конкретной организации и графику проведению мероприятий помогает сотрудникам быстро находить помещение в непосредственной близости. Есть возможность просмотра помещения на плане.

Встроенный в 1С:Документооборот 8 инструмент для решения рабочих вопросов сотрудниками с той степенью формализации, которая принята в организации: от неформального общения, до деловой переписки, служащей подкреплением решений и действий. При этом все обсуждения на форуме привязаны к документам, задачам, процессам. Форум удобен в использовании для первой линии поддержки, где опытные сотрудники разъясняют новичкам те или иные рабочие моменты. Механизм «Форум» реализован в конфигурациях КОРП и ДГУ.

Механизм предназначен для разграничения прав доступа пользователей к базе документооборота по таким параметрам, как политика доступа, папки и рабочие группы.

Прочее

• Прямо «в коробке» 1С Документооборот находится механизм интеграции с 13-ю другими конфигурациями 1С. В частности, есть возможность интеграции с конфигурацией ERP посредством плана обмена и бесшовной интеграции .
• Конфигурация работает на мобильных устройствах на платформе Android, IOS, Windows Phone, а также через браузеры, благодаря возможностям платформы 1С:Предприятие 8.
• Личные и общие календари, в которых можно вести не только учет записей, как в программе MS Outlook, но и документов, и задач пользователей.
• Настройка интерфейса – штатная возможность 1С:Предприятие, но в программе 1С:Документооборот 8 она имеет более широкое применение, позволяя все интерфейсы программа настроить «под себя», то есть поменять состав реквизитов, сделать цветные списки, настроить сортировку, назначить состав колонок и пр.

Каких-либо ограничений (кроме соответствующего технического обеспечения) для внедрения программы документооборота от фирмы 1С не зафиксировано: возможность ее использования не зависит от отраслевой принадлежности предприятия, его структуры, организационной формы, вида деятельности, численности персонала и т.д. Система может быть настроена и адаптирована под конкретные задачи и требования заказчика, легко осваивается пользователями, и на сегодня существует более 1700 успешных внедрений 1С Документооборот 8 в отраслях торговли, оказания услуг, промышленности и бюджетных организациях.

Новое в версии

1. Новый дизайн карточки задачи исполнителя. Все элементы карточки задачи сгруппированы так, чтобы исполнитель мог выполнить все необходимые работы по предмету непосредственно в карточке задачи, не тратя время на открытие дополнительных окон.

2. Повышение удобства создания процессов. При создании процесса используется помощник, в котором можно выбрать подходящий под нужды шаблон. Для удобства выбора все процессы распределены по группам в порядке, рекомендованном для использования.

3. Добавление предмета процесса в ходе выполнения. Если в бизнес-процессе не указан предмет, то исполнители могут добавлять предмет из карточки задачи. Это может использоваться, когда предмет нужно создать в процессе исполнения задачи.

4. Решение вопросов выполнения задач. Во время работы над задачей у исполнителя могут возникнуть вопросы к автору. В таких случаях имеется возможность задать вопрос автору процесса.

5. Просмотр и изменение хода согласования. Ход процесса "Согласование" можно просматривать непосредственно в карточке задачи согласующего лица. Также согласующее лицо может добавить нового исполнителя согласования.

6. Расширение списка согласующих после старта согласования. Автор процесса "Согласование" может добавить, изменить либо удалить согласующих лиц даже после страта процесса.

7. Последовательное выполнение процесса "Исполнение". Процесс "Исполнение" может выполняться не только параллельно, но и последовательно либо смешанно (последовательно-параллельно).

8. Дополнительные реквизиты процессов и задач. Можно указывать дополнительные реквизиты для процессов и задач, чтобы отразить требования специфики конкретного процесса. Если стандартных реквизитов, имеющихся в типовом наборе программы, оказывается недостаточно, у пользователя есть возможность добавить к ним свои собственные. Они будут соответствовать насущным требованиям конкретного предприятия и принятого в нем порядка делопроизводства.

9. Автообновление списков. Можно настроить автоматическое обновление списков, чтобы списки всегда содержали актуальную информацию.

10. Список последних обращений к данным. Последние просмотренные или измененные данные отображаются на рабочем столе в специальном списке. Список формируется автоматически, сортируется по дате последнего обращения к данным и содержит не более 200 записей. Старые записи удаляются автоматически по мере добавления в список новых.

11. Расширенный полнотекстовый поиск. При помощи расширенного полнотекстового поиска можно выбрать метод, а также ограничить область поиска выбранным разделом или разделами. Чтобы начать поиск, достаточно ввести лишь часть искомого слова или фразы.

12. Создание внутреннего документа "на основании". В редакции 1.2 появилась возможность создать новый внутренний документ на основании уже существующего документа. При этом автоматически устанавливается связь между документом-основанием и новым документом.

13. Нумерация по связанному документу. Есть возможность вести согласованную нумерацию связанных документов. Это может быть полезно, если в системе регистрируется договор и несколько актов к нему, при этом номера актов должны иметь нарастающую нумерацию в пределах этого договора.

14. Размещение файлов в томах по условиям. Тома служат для размещения файлов на различных носителях, например сетевых дисках. Имеется возможность настроить размещение файлов в томах по условиям (размер, расширение, дата и т. п.).

15. Автоматическая очистка устаревших версий. При включении настройки "Очистка устаревших версий" неактивные версии с истекшим сроком хранения (по умолчанию 180 дней) сохраняются в указанный каталог и очищаются в базе.

16. Учет недействительных пользователей позволяет особым образом отмечать сотрудников, которые больше не работают в организации и не имеют доступа к системе.

17. Рабочая группа предназначена для ведения списка пользователей, групп пользователей и ролей, которые имеют доступ к данному объекту системы. Остальным пользователям объект становится недоступен. Имеется возможность автоматического заполнения рабочей группы (из бизнес-процессов, запущенных по объекту, из реквизитов объекта и т. д.).

18. Работа с текстовым редактором. Текстовые файлы можно просматривать и редактировать во встроенном текстовом редакторе непосредственно в программе.

19. Бизнес-события. Бизнес-событие - это отражение факта того, что произошло некоторое важное для бизнеса событие, которое подтверждено изменением данных в информационной базе. При наступлении бизнес-событий можно настроить автостарт необходимых процессов.

20. Изменение срока действия документов. В карточке внутреннего документа пользователи могут изменить срок его действия. При этом сохраняется история изменения срока, причины изменения срока и проч.

21. Комплекты документов. Часто возникает потребность работы с несколькими документами и файлами как с единым целым. Для повышения удобства работы есть возможность объединять документы в комплекты.

22. Визы согласования представляют собой записи о фактах согласования документов. Визы согласования позволяют:

• из карточки документа узнать, согласован документ или нет; если согласован, то кем и когда, если не согласован, то почему;
• в процессе согласования увидеть замечания других сотрудников, в том числе высказанные ранее и из других бизнес-процессов;
• отразить согласование, если согласующие лица не работают в системе.

23. Интеграция с почтой через MAPI. У пользователей появилась дополнительная возможность отправки и получения почтовых сообщений с помощью внешних почтовых клиентов. Поддерживаются почтовые клиенты Microsoft Outlook, The Bat, Mozilla Thunderbird и другие клиенты, работающие по протоколу MAPI.

24. Развитие системы прав доступа. Переработана система прав доступа, существенно увеличена производительность и быстродействие механизма.

25. Банки и банковские счета. В справочнике "Банковские счета" хранятся банковские счета корреспондентов и собственных организаций.
Банковские счета используются для автозаполнения файлов, например, текста договора, а также для обмена НСИ с другими типовыми конфигурациями.

26. Исправлены ошибки:

• Отсутствуют дополнительные реквизиты в формах задач процесса "Решение вопросов выполнения задач"
• Не выполняется обновления рабочей группы в формах объектов при нажатии F5
• В справке к справочнику "Банки" не работают ссылки
• В формах бизнес-процессов в полях "Проверяющий", "Контролер" прекращается автоподбор по символам, если нажать Shift+F4
• Можно перенести внутренний документ в корень структуры папок
• В форме истории переписки не работает обновление при нажатии F5
• В списках документов колонки отображения наличия файлов и задач не отнесены к соответствующим функциональным опциям
• Отключен механизм автообновления списков в веб-клиенте
• Ошибка при получении пользователей ведущего бизнес-процесса
• Лишние блокировки при обновлении доступа
• Не все объекты доступа попадают в выборку для проверки/обновления ограничений доступа
• Ошибка при редактировании группы видов документов
• Ошибка прав доступа к задачам при ролевой адресации с использованием объектов адресации
• Ошибка при переадресации задачи, назначенной на роль исполнителя
• Дочерняя папка файлов и документов получает права от вышестоящей папки, даже если снят флаг "Наследовать права от вышестоящих папок"
• После загрузки классификатора банков список банков не обновляется
• Ошибка при выводе дополнительной информации в результатах полнотекстового поиска при отсутствии прав на реквизиты найденного объекта
• При изменении предмета бизнес-процесса представление предмета в задаче не изменяется
• Во внутреннем документе неверно выводится заголовок поля "Резолюция"
• Ошибка при открытии файла в синхронной интеграции через web-сервис
• Для команд "Подобрать" в командной панели списков рабочей группы объектов установлено сочетание клавиш F8
• Различные мелкие ошибки